Laut dem Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group werden weltweit jeden Tag 215,3 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Neben der steigenden Informationsflut entstehen im normalen Büroalltag im Monat durchschnittlich 20 Dokumente, 15 Tabellenkalkulationen und vier Präsentationen. Nicht zu vergessen sind die unzähligen Abstimmungen für diverse Meetings und Telefonkonferenzen sowie weitere administrative Aufgaben. Daher ist ein effizientes Sekretariat/Office Management für die Aufgabenbewältigung nicht mehr wegzudenken.
Doch wo ist der Unterschied zwischen Sekretariat und Office Management? Welche Herausforderungen bringen Arbeitsverdichtung und wie geht man damit um?
Robin Freitag (Trainer/Business Coach, HR-Consulting/Coaching Hamburg), Referent des Seminars „Modernes Office Management“, stand uns hierzu Rede und Antwort.
Wie haben sich die Aufgaben im Sekretariat bzw. der Sekretärin über die Jahre hinweg geändert?
Wenn wir vom Ursprung her denken, war und ist die Aufgabe des Sekretärs/der Sekretärin die der Schriftführung und des Schreibens. Die Anforderungen an das Berufsbild waren zumeist im reaktiven Umfeld zu finden – das heißt, das übergebene Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen sind und eigene Initiative dabei nicht verlangt ist. Die klassischen Sekretariatsaufgaben, wie sie sich im Laufe des 19. und 20. Jahrhunderts entwickelt haben, nämlich neben der Schriftführung auch die dauerhafte Vor-Ort-Repräsentanz und Erreichbarkeit zu gewährleisten, lassen sich heutzutage vielfach durch digitale Lösungen meistern. Ehrlich betrachtet ist ein aktuelles Smartphone durchaus in der Lage, die allermeisten Sekretariatsaufgaben zu erledigen… Erreichbarkeit, Terminmanagement, schriftliche Korrespondenz, Aufnehmen von Diktaten, Aufgabenverwaltung, etc. Dies führt dazu, das in vielen Bereichen zwar noch sogenannte Sekretariatsstellen zu finden sind, diese jedoch ein vielfach komplexeres Aufgabenfeld beinhalten, als es noch vor 15 oder 20 Jahren – vor Einführung der flächendeckenden mobilen Erreichbarkeit – war. Das heißt, es ist heute mehr denn je gefordert, aktiv denn reaktiv tätig zu sein – ans Ruder zu gehen und bewusst zu steuern.
Sekretariat versus Office Management: Wo liegt der Unterschied?
Der wesentliche Unterschied findet sich im Wandel vom reaktiven Arbeiten zum aktiven Steuern. Managen heißt, Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich übernehmen und Entscheidungen zu treffen – kurz gesagt: Das Office Management ist das emanzipierte Sekretariat! Um diesen Prozess zu gehen bedarf es guter Kompetenzen zur Durchsetzung eigener Entscheidungen und zur Verteidigung dieser gegen äußere Einflüsse. Die richtigen Werkzeuge und Entscheidungsgrundlagen erarbeiten sich in unserem Seminar
Was sind die Herausforderungen bei einer Arbeitsverdichtung und wie geht man damit um?
Der Arbeitsverdichtung begegnet man am besten mit dem oben angesprochenen Mut zur Entscheidung. Das Zauberwort vieler heißt „Zeitmanagement“. Und zu gleichem Anteil entsteht die Ratlosigkeit bei der Umsetzung, das große WIE – es gibt kein Allheilmittel, denn Zeitmanagement heißt in erster Linie größte Disziplin bei der Umsetzung zu entwickeln und auch aktiv NEIN zu sagen. Am Ende zählt eines: Immer das Unangenehmste zuerst anzupacken und die Disziplin zu haben, dies auch durchzuziehen – aufbauend auf einem gesunden Selbstbewusstsein. Auch Arbeitsverdichtung hat Grenzen.
Das digitale Büro – Welche Trends gibt es?
Die größten Trends finden sich in vernetzenden Lösungen, die es erlauben, dezentral als Team zu agieren – wie beispielsweise Microsoft Sharepoint und anderen. Es stehen fortwährend die Themen Erreichbarkeit, Geschwindigkeit und smarte Umsetzung im Vordergrund.
